Internkontroll og Kvalitetssikring

For å sikre at selskapet følger lover og regler innenfor HMS er alle pliktet til å ha et internkontroll/HMS-system. Vår løsning tilbyr deg alle nødvendige funksjoner for HMS. ​Internkontrollen (IK) er en form for kvalitetssikring av arbeidet med HMS i en virksomhet
Kvalitetssikring (KS) er en sikring av høy og riktig kvalitet på produkter og tjenester, samt prosessene bak disse. I et KS-system stilles det ofte krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS), slik at internkontrollen (IK) faktisk kan være en del av det totale KS-systemet.

Lover og forskrifter krever internkontroll (IK) i Norge
Kvalitetssikring (KS) er frivillig. 
Likevel er det sånn at kundeforhold eller andre former for samarbeid setter krav til KS hos virksomheter.

I Norge fører myndighetene, slik som Arbeidstilsynet eller Mattilsynet, tilsyn av bedrifter hvor man da kontrollerer om internkontrollen (IK) følger kravene. For kvalitetssikring (KS) er det andre aktører utenfor virksomheten som skal eksempelvis sertifisere bedriften etter standarder som ISO 9000. Har en bedrift sertifiseringen vet man at bedriften lever opp til de kravene som settes for denne standarden.

Medarbeidere i virksomheter plikter til å bidra i en internkontroll (IK), mens det i en kvalitetssikring (KS) bare blir oppfordret til bidrag.
Mens internkontrollen (IK) er et kontinuerlig forbedringsarbeid for å forebygge gjennom sitt HMS-arbeid, er kvalitetssikring (KS) en form for å vise at produkter og tjenester, og prosessene bak disse, holder visse standarder for kvalitet.

Godt HMS-arbeid er viktig for å tilfredsstille kravene i internkontrollforskriften og internasjonale standarder, som ISO 45001. Er du leder eller verneombud i en bedrift, faller gjerne HMS-ansvaret på deg. I den forbindelse er vår løsning noe som hjelper deg å sikre de ansatte et trygt arbeidsmiljø. I tillegg har vi funksjoner som tilrettelegger for økt medarbeiderinvolvering, noe som også er et lovpålagt krav innen internkontroll. 

---

Internkontroll:

• En form for kvalitetssikring av HMS-arbeidet i bedriften
• Stiller krav, er lovpålagt og utdypes i internkontrollforskriften
• Blir ført tilsyn
• Ansatte plikter å medvirke
• Forbedring og forebygging
• Nasjonalt

Kvalitetssikring:

• Sikter til kvalitetskrav for produkter og tjenester
• Frivillig sertifisering, ikke lovpålagt
• Kunder, leverandører og samarbeidspartnere krever sertifisering eller dokumentert KS
• Godkjenning fra aktører utenfor bedriften
• Kan følge nasjonale eller internasjonale standarder
• Standarder som ISO 9000

---

Internkontroll

Internkontroll er bedriftens egenkontroll. Det er en kvalitetssikring på at bedriften har systemer og rutiner som fungerer, og som fanger opp problemer og utfordringer i tide. Krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften (lovdata.no). Systematisk HMS arbeid er det som sikrer god internkontroll. 

Hva er internkontroll?
Internkontroll er bedriftens egenkontroll. Det er en kvalitetssikring på at bedriften har systemer og rutiner som fungerer, og som fanger opp problemer og utfordringer i tide.
Krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften (lovdata.no)

Er min bedrift omfattet av forskrift for internkontroll?Internkontrollforskriften på HMS-området gjelder som hovedregel alle virksomheter. Du kan gå ut fra at Internkontrollen gjelder for din bedrift, så sant dere produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. 
Detaljer om virkeområdet er definert i forskriftens § 2 .
Hvem har ansvaret for internkontroll i bedriften?
Det er arbeidsgivers plikt å påse at virksomheten arbeider systematisk med HMS og har et fungerende internkontrollsystem. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.
Både leder og ansatte har rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet. Du kan lese mer om det under Roller i HMS-arbeidet.

Hva skal min bedrift gjøre for å følge forskriften for internkontroll?Internkontrollforskriften inneholder åtte konkrete krav til hva et internkontrollsystem skal inneholde. Fem av disse forhold skal alltid dokumenteres skriftlig og være tilgjengelig ved tilsyn av myndighetene.

Hvilke krav er det til dokumentasjon av HMS-arbeidet?
Selve gjennomføringen av tiltak er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig.
​
Internkontrollforskriftens § 5 
beskriver innholdet i et HMS-system. Her fremkommer det krav om skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• hvordan virksomheten er organisert, bl.a. fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater, skjema for risikovurdering ol.)
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (Handlingsplan)
• rutine for å håndtere feil og mangler (Avvikshåndtering)
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

 I tillegg er det andre krav til skriftlig dokumentasjon, f.eks.:

•  Liste over arbeidsavtaler
• Dokumentasjon på opplæring
• Avtale om avfallshåndtering/deklarasjonskopier
• Brannverndokumentasjon
• Yrkesskadeforsikring
• Obligatorisk tjenestepensjon
• Avtale med godkjent BHT
• Etc. etc.

All dokumentasjonen skal systematiseres og oppbevares samlet
Å samle alle rutiner i en HMS-håndbok kan være en god start for å få oversikt.

Hva gjør jeg om arbeidstaker ikke følger instruks og rutiner?Arbeidstakerne har plikt til å følge de verneinstruksene og rutinene som er fastsatt for sin arbeidsplass. Dersom en arbeidstaker ikke følger instrukser og rutiner - f.eks. ved å la være å bruke pålagt verneutstyr - kan det i gitte tilfeller være saklig grunn for oppsigelse.  (Om saklig grunn til oppsigelse pga. arbeidstakers forhold).

Krever loven skriftlige instrukser eller rutiner?
​Dersom arbeidsoppgavene ikke kan utføres uten at det kan oppstå fare for liv eller helse, skal det lages en skriftlig arbeidsinstruks. Instruksen skal beskrive hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetsrutiner som skal følges. Hvis arbeidsgiveren er i tvil om dette er nødvendig, bør det diskuteres med verneombudet og eventuelt tas opp til diskusjon i arbeidsmiljøutvalget.  Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kap 11 beskriver nærmere hvilke typer av arbeid og bruk arbeidsutstyr som kan medføre særlig fare for skade på liv eller helse.

​Hva er forskjell på instruks og rutine?
​Instruks defineres som en beskrivelse av hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetsrutiner som skal følges, fullmakter, ansvar, meldeplikt og tjenestevei den enkelte ansatte har.
Rutine defineres som en detaljert beskrivelse av hvordan en bestemt arbeidsoperasjon og de enkelte steg i denne arbeidsoperasjonen skal gjennomføres (uavhengig av hvem som utfører den). Rutinen kan også gi beskrivelse av fremgangsmåte/rapportering ved feil, mangler og nestenulykker.
​Hvem har ansvaret for å utarbeide instruks og rutiner på den enkelte arbeidsplass?
​Arbeidsgiveren er ansvarlig for å innføre og vedlikeholde et system for internkontroll, inkludert utarbeiding av instrukser og rutiner for de ansatte. Rutiner for HMS behøver ikke være særlig omfattende for små bedrifter med liten risiko for brann, forurensning, arbeidsulykker osv. Men selve kravet til systematisk HMS-arbeid er det samme for alle virksomheter.

Må vi gå vernerunder i vår bedrift?
Vernerunder er den metoden de aller fleste benytter for:
-         å oppfylle Arbeidsmiljølovens krav om å iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av lovpålagte krav
-         å ha en systematisk overvåking og gjennomgang av HMS-arbeidet.
Alle bør derfor gjennomføre vernerunder jevnlig.

Hvorfor må vi gå vernerunder?
Vi går vernerunder for å:
- avdekke om det er feil eller mangler som har betydning for arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet.
- følge opp tidligere igangsatte tiltak og sjekke om de har fungert etter hensikten.
En vernerunde kan for eksempel ta for seg  belysning, verneutstyr og psykososiale forhold som samarbeidsforhold og trivsel.

Hvor ofte må vi gå vernerunder?
Hyppighet vil variere fra bedrift til bedrift, og avhenger av bedriftsstørrelse, risikoforhold og kompleksitet ved bedriften. Større og mer komplekse bedrifter må gå oftere. Noen velger også å dele inn vernerundene etter tema, og dermed ta flere, kortere runder. Det viktige er at arbeidsgiver MÅ ha oversikt over bedriften for å sikre de ansattes helse, miljø og sikkerhet.

Hvem skal være med på vernerunden i bedriften?
Arbeidsgiver eller arbeidsgivers representant, samt verneombudet går vernerunder sammen. Noen velger også å ha med bedriftshelsetjenesten på hele eller deler av vernerunden.

Hvordan gjennomføres vernerunden?
​Vernerunden bør forberedes slik at man vet hva man skal se på. Målet et at de som går vernerunden får et bilde av nå-situasjonen som er viktig for den videre oppfølgingen av HMS-arbeidet.  Vernerunden må dokumenteres skriftlig slik at man kan dokumentere gjennomføringen ved tilsyn.
​
Hvordan håndteres feil og mangler som avdekkes under vernerunden?Det er arbeidsgivers ansvar å rette opp feil og mangler. Alle funn bør inn i en handlingsplan med tiltak, ansvarlig og tidsfrist. Arbeidsgiver og verneombud bør i fellesskap vurdere alvorlighetsgrad og om dette må håndteres umiddelbart eller hvor lang tidsfrist man kan sette på tiltaket.

---

Nyttige linker

• Internkontrollforskriften - Beskrivelse av krav til internkontroll
• Virkeområder for Internkontrollforskriften - Beskrivelse av hvilke virksomheter som omfattes av kravet om internkontroll
• Arbeidsmiljølovens § 3-1 - Beskrivelse av hvilke krav som stilles til et systematisk HMS-arbeid finnes her.
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kap 11 - Beskrivelse av krav til skriftlig instruks ved særlig farlig arbeid.
• Arbeidsmiljøportalen - Arbeidsmiljøportalen er Arbeidstilsynets innføring i i systematisk arbeidsmiljøarbeid.

Kontakt oss